“I can smell a rat”, waren de harde woorden van een inmiddels bevriend bedrijfsdirecteur die mijn klachtenbrief voor z’n neus had liggen. Hij had aan de schrijfstijl en de hoeveelheid feitelijke vragen in de gaten gekregen dat de brief niet door een ‘Jan Doedel’ geschreven was (hoewel…) en dat hij de enige aangewezen persoon was om mijn proza te beantwoorden.

Een goede auditor weet feilloos verborgen rotte plekken te signaleren en bloot te leggen

Een rat is best een schoon dier, alleen de leefomgeving waarin hij zich begeeft is iets minder fris en daar ontleent dit intelligent knaagdiertje zijn slechte reputatie aan. Vandaar dat wij ratten associëren met ziektes, vuiligheid en vooral gemene trucjes.

Wat houdt een rattenaudit in?
Doodeenvoudig de waarheid boven water halen tijdens een inspectie, inclusief de vuiligheid, die bij een normaal ‘rondje’ niet gevonden wordt. Er lopen wat inspecteurs rond tegenwoordig op de werkvloer van de voedingsmiddelenbedrijven die zeer regelmatig de plank volledig misslaan met een zeer fraai rapport tot gevolg die de directie meteen in een zwaar vergulde lijst boven zijn bureau hangt.

De grondigheid van een inspectie laat vaak veel te wensen over door doodeenvoudig een gebrekkige proceskennis, ontbreken van motivatie en ervaring.

Zo hebben we mee mogen maken dat de veelal academisch gevormde speurneuzen van de Onderzoeksraad voor Veiligheid nauwelijks door hadden wat er zich bij Foppen op de werkvloer werkelijk afspeelt. De boeken en rapportages zijn wel aandachtig doorgelezen. Maar ja, dat vormt slechts een weergave van wat een bedrijf zelf op papier zet. De uitkomst is iedereen wel bekend. Foppen wordt geheel vrijgepleit van alle verwijtbaarheden. De rookwolken hebben kennelijk effect gehad.

De NVWA inspecties bij voedingsmiddelenbedrijven gaan vaak vooraf met een op verzoek van de NVWA controleur uitgebreide uitleg van het bedrijf zelf hoe de processen verlopen. Veel inspecteurs zijn redelijk onervaren voor wat betreft fabricageprocessen van voedingsmiddelen. Tja, dan zie ik weer enorme rookwolken opstijgen. De NVWA mag best wel eens een opleidinkje in Raalte komen volgen.

De BRC en IFS auditors die de controles uitvoeren voor hun broodheren, de certificerende instanties en de schemahouders uiteindelijk, hebben vaak een commercieel doel om na te streven. Zij zoeken vooral naar actiepuntjes waar een na- inspectie voor vereist is. Dan kan de urenteller weer op hol slaan. Bij deze categorie auditors is vaak meer technologische deskundigheid te vinden dan bij de NVWA die juist meer kennis hebben van de wetgeving als het goed is.

Een bedrijfsinspectie is een heerlijk spel tussen kat en muis
Wij hebben inmiddels geleerd dat een bedrijf het juist een sport vindt als de auditor (een modern woord voor inspecteur) precies alle zaken vindt die wel intern bekend zijn en die men liever camoufleert. Nóg leuker is het wanneer er  nieuwe, onbekende en gevaarlijke gebreken gevonden worden. Vandaar dat een kat en rat inspectie altijd door de rat gewonnen wordt. In werkelijkheid zijn katten over het algemeen bang voor ratten. Vandaar.

Wat zijn de tien gouden regels voor een ‘rattenaudit’ waarin alles gezien wordt?
Het signaleren van de zaken is een veel betere omschrijving van controleren. Tijdens de standaard voedselveiligheids audits wordt heel veel gecontroleerd. Daarbij worden invulformulieren, correspondentie en checklijsten doorlopen. Een auditor zit ook vaak een tot twee dagen op kantoor om de administratie te controleren, terwijl in de productie de nodige rampen zich voltrekken.

Goed nadenken voor de start is de beste voorbereiding

Een auditor moet verder iedere beïnvloeding van buitenaf uitsluiten. Dit kan soms op heel subtiele wijze plaatsvinden. Daar komen we later op terug. Verder dient de auditor zich als steun en toeverlaat voor het bedrijf op te stellen en niet als ‘afzeiker’ . Een goede ratteninspectie heeft als hoofddoel harde bewijslast te verzamelen en de feiten 100% objectief en integer weer te geven.

1.Goede voorbereiding
Dat geldt voor al het werk dat je doet maar voor een auditor in het bijzonder. Neem eerst eens een kijkje op het internet met de bedrijfsnaam en de namen van het personeel. Als auditor kun je weinig doen wanneer je een foto van de chef TD aantreft waarop hij in kennelijke staat uit een  toiletrampje hangt. Het geeft wel aanleiding om door te vragen op bepaalde gebieden en personen. Bouw gerust een dossier op en noteer zoveel mogelijk vragen. Check ook alle sociale media zoals Twitter, Facebook etc. Er wordt meer over een bedrijf geklaagd en geroddeld op het internet dan menigeen denkt.

Praat met leveranciers en afnemers. Die zullen zeer openhartig zijn. Vooral als de auditor open kaart speelt.

2.Vraag 100% mandaat van de directie
Dit houdt in dat de auditor overal toegang krijgt en overal in mag kijken behalve in de portemonnee van de directie zelf bij wijze van spreken. Ook op kantoor in bureaulades en achter elke deur mag gekeken worden.

3.Kom onaangekondigd
Een bedrijf moet altijd gereed zijn voor een inspectie. Een goede auditor kan altijd beoordelen of er bijzondere omstandigheden zich voordoen. Die filtert hij wel uit de resultaten. Spreek een maand af waarin de inspectie plaats gaat vinden en laat weten dat ieder tijdstip mogelijk moet zijn.

4.Het grondstoffenmagazijn. De favoriete knoeiplaats
Loop alle leveranciers na en check ze ter plaatse op het internet. Let op pallets met stof erop of met veel dichtgeplakte zakken. Wees allergisch voor ongemarkeerde jerrycans, zakken of emmers. Verzamel die meteen in een afvalcontainer.

5.Ondervraag het personeel
Leg eerst uit waarvoor je hier bent en stel kern- en open vragen. Stel dezelfde vragen aan een collega. Bij verschillende antwoorden stel je dezelfde vraag aan weer twee andere collega’s. Zo haal je de waarheid boven tafel door middel van deze triangulatie techniek.

6.Check alle schoonmaak- en desinfectiemiddelen
Het zal niet de eerste keer zijn dat hiermee wat gerommeld wordt. Om het aantal bacteriën per gram wat omlaag te krijgen kun je makkelijk wat desinfectiemiddelen toevoegen. Chloraten vallen natuurlijk op, wan die kun je ruiken. Quads zijn een stuk ‘vriendelijker’,  want die ruik je niet en ze zijn niet acuut giftig. Peroxide is ook een mooi middel. Het bleekt een beetje en de smaak vervlakt een beetje. Het is nauwelijks aan te tonen. Echter door glucose nauwkeurig te onderzoeken op optische eigenschappen is het wel mogelijk.

7.Loop alle leidingen na
Speciale doseerpompjes zijn wel eens in een vleesbedrijf aangetroffen waardoor eiwitpreparaten gedoseerd werden wanneer een menger gevuld werd. Zodoende kon er meer water illegaal toegevoegd worden.

8.Kijk naar de sporen van het transport
Hieruit kunnen belangrijke aanwijzingen gehaald worden. Soms duidt een onlogische transporthandeling op een extra illegale bewerking.

9.Loop de leverancierslijst en afnemerslijsten na
Deze gegevens moeten kloppen met de informatie die je tevoren hebt vergaard. Eigen kennis van de markt is belangrijk om een juiste inschatting te maken.

10.Massabalans opstellen
Tel de kilo’s op die erin gaan en die eruit gaan. Dit kan aan de hand van de productieplanning gemakkelijk gedaan worden. Vast, vloeibaar en gasvormig moet je optellen.

Hoe kan een auditor beïnvloed worden?
Door hem iets op te leggen wat hij niet van plan was te doen of door de auditor extra informatie te geven waar hij helemaal niet om heeft gevraagd. Door eerst de auditor naar de inpakafdeling te leiden omdat die binnen een paar minuten zal stoppen met werken klinkt natuurlijk erg verdacht. Ten eerste omdat de auditor gedwongen wordt om de route van het bedrijf te volgen en ten tweede omdat juist een verpakkingsafdeling als allerlaatste stopt. Niet logisch dus, incongruent gedrag heet dit. Voor een goede auditor zijn er geen heilige huisjes.

Voor heilige huisjes is het erg moeilijk om een sloopvergunning te krijgen