De baan van Quality Assurance of QESH manager lijkt zich in hoog tempo te ontwikkelen tot een van de meest ongezonde. Nergens vindt er zoveel uitval plaats als in de voedingsmiddelensector met een volledige ‘burn out’ als dieptepunt voor velen. De slachtoffers worden dermate zwaar beschadigd dat het optillen van een kopje thee zelfs pijn kan doen. De meest fysiek sterke personen heb ik zien veranderen in een verlept kasplantje. Waanzin gewoon hoe groot het sloopeffect is van een burn out!

Een toevallige fout zoals deze knakworst die boven het maaiveld uitsteekt wordt altijd geaccepteerd. Het moet geen structurele fout worden. Dan is feedback altijd op z’n plaats.

Hoe kan het toch dat dit leuke beroep van QA of QESH manager zo verruïneerd wordt?
Lopen er zoveel slapdarmen rond die een beetje stress niet meer aankunnen? Dit laatste is zeker niet het geval. Wel weten wij dat onze opleiding QESH manager food hier speciaal voor is ontworpen om de QA manager meer werkplezier te verschaffen en tijd over te laten houden ook nog. Meer informatie kunt u lezen op: http://www.scientanova.com/opleidingen/qesh-manager-food-industry/

In een geval van een burn out zie je vaak dat dit een heel geleidelijk proces is dat zich over meerdere jaren uitstrekt. De uitval van het slachtoffer is vaak iets wat minimaal een jaar duurt voordat het werk weer opgepakt kan worden. Re-integratie wordt dit zo fraai genoemd. Het is meer een gevecht met de werkgever, UWV, bedrijfsartsen die zich vaak als een meerkoppig monster opstellen om het persoon maar zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen zonder oog te hebben voor de oorzaken. Een stille doelstelling is vaak dat het persoon ophoepelt.

Zo herken je een burn out

• De potentiële slachtoffers durven vaak geen ‘nee’ te zeggen. In onze QESH opleiding besteden wij hier juist veel aandacht aan. Wij vertellen de cursisten hoe zij het eerste of laatste deel van dit woord aan de directie kunnen uitleggen. Hier besteden wij een compleet dagdeel aan
• Men durft niet om hulp te vragen. Iemand staat juist zeer sterk wanneer hij zijn zwaktes onderkent waarbij hij zijn sterke punten juist niet verwaarloost. Professionele hulp kunnen vragen is juist een sterke competentie. Het persoon heeft juist analytisch het probleem benaderd en gaat gericht te werk
• Het slachtoffer kraakt zijn eigen werk af. ‘Never complain and never explain’ is een veel gebruikte Amerikaans begrip. Vrij vertaald kunnen wij dit omzetten naar: ‘Kraak jezelf nooit af. Laat een ander het doen.’ Lieden die na twee dagen zwoegen een rapport van 30 kantjes afleveren en meteen erbij zeggen dat het niet zoveel voorstelt devalueren hun eigen prestaties tot een ongekend laag niveau. Rijp voor het UWV in dit geval
• Burn out kandidaten zijn perfectionistisch en stellen idioot hoge eisen aan zichzelf. Zij zijn te bang om fouten te maken. Uiteraard zijn hier grenzen maar het maken van een fout kan nooit een reden tot ontslag zijn. Een opeenstapeling van fouten kan het wel zijn overigens
• Het persoon is zeer gemotiveerd en betrokken bij het werk. Zij zeggen vaak: “Laat mij het maar doen, want ik ben de enige die het zo goed en efficiënt kan.” Na uitval ziet men al te vaak dat de eerste en beste ‘nitwit’ van het bedrijf deze taak na enig vallen en opstaan hetzelfde karwei klaart
• Tot slot hebben de burn out kandidaten moeite om hun gevoelens te uiten. Zij lijden aan het koele kikker syndroom. Kunnen zich niet inleven in de problemen van een ander en weten niet hoe ze gericht toneel kunnen spelen. Ook hebben zij grote moeite om zich in sociaal opzicht gemakkelijk te bewegen vanwege hun eigen onzekerheid die in zekere zin een faalangst is
  

  Als je hoofd zo aanvoelt, dan is het hoog tijd om een stap terug te doen en jezelf felle feedback te geven

Dit zijn de belangrijkste oorzaken van een burn out in de (voedingsmiddelen) industrie:

1.Stille uitbreiding van de taken
Dit kan voortkomen uit de groei van een bedrijf. Bijvoorbeeld: De milieuvergunning van het bedrijf moet opnieuw aangevraagd of bekeken worden en het nieuwe hoofd van de TD heeft dit nog nooit gedaan. De QA manager is bereid om deze simpele taak eventjes op zich te nemen. Al snel blijkt het een reuze gecompliceerd verhaal te worden omdat prompt een paar boetebeschikkingen bij de directie op de mat blijken te liggen.

2.Gebrek aan steun vanuit de top
Het komt helaas erg vaak voor dat de QA manager aan haar lot wordt overgelaten en ter compensatie steeds goede beoordelingen krijgt en als het eenmaal fout is gegaan dan volgt er niet zelden een ‘exit’ beoordelingsgesprek waarin alle lijken van de afgelopen jaren verzameld blijken te zijn. De directie van het bedrijf voert een gebrekkig management beleid en tracht dit af te reageren op zijn medeweker.

3.Herhaalde ‘over ruling’ door de directie
Dit is een bevoegdheid die een directeur nu eenmaal als eindverantwoordelijke heeft. Als het goed fout gaat, dan gaat hij de gevangenis in. Een QA manager moet hier mee kunnen leven en er geen persoonlijke vendetta van maken om zijn of haar gelijk te halen. Gewoon de bevoegdheden afkaderen en de directeur laten weten (door ondertekening) waar zijn bevoegdheid, respectievelijk aansprakelijkheid begint.

4.De certificerings stress
De meeste bedrijven die hun spullen op het gebied van voedselveiligheid niet goed voor elkaar hebben zullen de certificeringsstress duidelijk merken. Zij moeten immers vlak voor de certificeringsaudit allerlei zaken nog uitvoeren, verdoezelen of af rapporteren en dat levert veel winst op voor de kwaliteitszorg bureaus. Die trekken wel een blik veel te dure medewerkers open om de opdrachtgever met veelal goedkope standaardoplossingen een rad voor ogen te draaien. Vooral de druk vanuit de klanten van een voedingsmiddelenproducent kan zeer hoog zijn. De retailer eist gewoon dat het bedrijf de AAA status of higher level behaalt. De voedselveiligheidsschema’s BRC en IFS worden in toenemende mate als hoofdveroorzaker gezien van burn outs. Menig QA manager is onterecht hierdoor de laan uit gestuurd door het management dat zelf matig presteert.

5.Gebrekkige managementvaardigheden van de leidinggevende
Wel een zwaar begrip. Ik heb zelf nog nooit zoveel managers ontmoet die juist in de kernvaardigheid managen enorme prutsers blijken te zijn. Het lijkt wel een modewoord om ‘manager’ van iets of iemand te zijn terwijl de kwalificatie van ‘medewerker’ beter zou passen bij het persoon dat voor manager speelt. Voor de leergierige lezer vatten wij de kernkwaliteiten van een goed manager nog eens samen. (Bron: QESH dictaat van Scienta nova)

Kernkwaliteiten van een goed manager
Met de boeken die hierover geschreven zijn kunnen wij hele zolders vullen. Wij vatten de top tien samen die afkomstig zijn uit het lesmateriaal van ‘QESH manager food’ van Scienta nova.

1. Geef de medewerker terugkoppeling. Dan is de lucht helder en wordt er in de juiste richting gewerkt
2. Ga een confrontatie niet uit de weg. De manager loopt uiteindelijk het risico dat zijn directie hem uit de weg ruimt ‘wegens verschil van inzichten.’
3. Wees niet bang om een medewerker te corrigeren. De 80 – 20 regel is hier van toepassing. 80% belonen en 20% straffen. Klinkt hard maar het werkt zeer goed, mits het oprecht gebeurt
4. Ga efficiënt met de tijd om. Een goede manager heeft tijd over om leuke dingen te doen op het werk zoals zitting nemen in een commissie die het Sinterklaasfeest organiseert met veel echte zwarte pieten op het bedrijf
5. Neem de spanning weg bij de medewerkers. ‘Debriefing’ heet dit in het Engels. Wij gebruiken het voorbeeld van een voormalig teamleider van de NVWA in ons lesmateriaal die eiste van al zijn controleurs om na afloop van de werkdag alle ‘shit’ bij hem op zijn bureau te leggen. Hij loste niet de problemen op van zijn medewerkers maar gaf hen meteen steun en feedback met een vleugje humor vaak. Niemand nam daardoor de problemen van het werk mee naar huis. Het hebben van humor op de afdeling is vaak moeilijk te realiseren maar wel goud waard
6. Stel prioriteiten en deel die met de medewerkers
7. Geef de medewerkers de gelegenheid om te excelleren. Dit kan eenvoudig door ze een goede training aan te bieden of sterke punten in hun presteren aan te moedigen
8. Sta open voor nieuwe inzichten. Het woord ‘kanniet’ ligt op het kerkhof
9. Verdiep je in het leven van de medewerker. Weet wat zijn belangrijke gebeurtenissen zijn, zijn liefhebberijen en interesses
10. Communiceer altijd in beide richtingen met de medewerkers. Stuur alleen bij wijze van uitzondering berichten buiten werktijden

Wat kunnen de gevolgen zijn van de uitval van een QA manager?
De eerste pijnlijke conclusie die een QA manager thuis kan trekken is dat het bedrijf gewoon direct de volgende dag zijn gewone gang van zaken oppakt alsof er niets aan de hand is. Er wordt snel een al of niet ondeskundige medewerker van een of andere kwaliteitsbureau ingehuurd en hopsakee alles is weer normaal toch?

Vaak verlopen veel arbeidsprocessen weer ogenschijnlijk normaal doordat opeens veel medewerkers actief worden die eerder er een sport van maakten om de manager zo min mogelijk medewerking te verlenen en zelfs tegen te werken. Dit noem ik het luiheids opwekkings syndroom. In feite is deze groep, die de laan uit moet of drastisch gecorrigeerd dient te worden.

Wie is verantwoordelijk voor de burn out?
De werkgever of direct leidinggevende. Daar ben ik volstrekt helder in. In ken geen enkele situatie waar dit anders is. Sterker nog, naar mijn mening dient een werkgever veroordeeld te worden voor het uitkeren van een smartengeld van minimaal twee jaarsalarissen aan het slachtoffer. Een juiste vaststelling van de diagnose ‘burn out’ door een deskundige is wel essentieel in dezen.

Het falen van een medewerker als gevolg van een burn out is een van de ergste gebeurtenissen in het ziekteverloop van een personeelslid. Het is in hoge mate beschadigend.

Burn out wijst op een onvolledige verbranding. Logisch dat er giftige stoffen vrijkomen!